Transferencia de los archivos de gestión al Archivo General

Definición  

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos

pasan de un archivo a otro del sistema, en nuestro caso,  de los 

Archivos de gestión o de oficina al Archivo General.  

Los principales fines son :  

• -Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente.  

• Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los  documentos.  

Documentos que se han de eliminar en las oficinas  

•   Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados; si dudas de la disponibilidad del documento original; no elimines las copias.

• Las copias y duplicados de documentación contable

• Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite de gran relevancia especificamente administrativo.  

•  Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no  incluido en algun procedimiento administrativo

•  Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la   elaboración de un documento definitivo

• La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas.

• Los catálogos y publicaciones comerciales.  

• Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento.  

Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo 

   Asi mismo puedes agregar informacion como:

•    Título del expediente (para identificarlo entre los  expedientes de la misma naturaleza o serie).  

• La signatura o número de referencia que tenga en la Unidad Administrativa de origen.  

Colocar en Cajas 

• Las carpetas son expedientes que se guardan en cajas  archivadoras de carton archivo definitivo de tamaño folio. las cuales deben llenarse sin llegar a apretarse, evitando dejar las cajas semivacias

• Se guardan los expedientes de forma ordenada de orden ascendente y cronologico en cajas correlativas

• No admite documentacion suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizada

      * En caso de documentacion que por su tamaño no pueda introducirse en cajas normalizadas, se uilizara el formato mas conveniente, de acuerdo con el Archivo General.

Rotulacion de Cajas

Para identificar las cajas deben tener los siguientes datos: 

• Numero de identificacion de la caja 

• Unidad / centro o servicio

• Nombre de la serie documental

• Año/s: primera y ultima fecha  de la documentacion de la caja 

Redaccion de la hoja de transferencia de documentos.

Se adjuntan tres copias de la hoja de transferencia de documentos dos se enviaran al Archivo y la tercera quedara en poder de la oficina correspondiente 

Este documento cumple doble funcion 

• Documento que prueba el traspaso de documentacion que se va a efectuar.

• Facilitar el control y la localizacion de los documentos

En La hoja De transferencia de documentos la oficina hara constar los siguientes datos 

1. Nombre del organo remitente

2. Nombre, telefono,correo electronico , del responsable del archivo de gestion 

3. Fecha de Transferencia 

4. Numero total de cajas de archivo que se transfieran

5. Numero de transferencia 

Descripcion

1. Numero de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia

2. Denominacion de la serie y contenido especifico de cada caja 

3. Fechas extremas (primera y ultima de los documentos contenidos en cada caja )

4. Periodo de vigencia administrativa

5. Asignacion en el Archivo 

Sello del organo remitente y firma del responsable de dicha unidad.

Formalización de la transferencia  

• Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo General la fecha de traslado.  

• El traslado de los fondos documentales al Archivo General es responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente.  

El Archivo General realizará a continuación las siguientes tareas:  

1. Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia y la documentación recibida.  En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja será  devuelta a su remitente para subsanar los errores hallados

2. Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y sellada por el Archivo General, como confirmación de que la transferencia ha sido realizada, en la que se incluirá la signatura topográfica que se le haya adjudicado en el Archivo.  

3. Esta signatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una consulta o préstamo de documentación al Archivo General.

4. Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal.  

Hola Visitantes 

 Te Dare Los Pasos  para la organizacion de los archivos

• Para identificar cada carpeta esta debe conterne las series y subseries de el area administrativa que le corresponde

• Los documentos deben estar organizados en forma tal que las fechas mas antiguas se encuentren al inicio de la carpeta y las fechas actuales al final, la ubicacion de los documentos se dara segun como esten conformados los expedientes.

• Los docuemtos deben estar debidamente foliados con el objetivo que se nos haga mas facil, la busqueda organizacion y control de ellos.

• Las carpetas deben estar identificadas,marcadas y rotuladas lo puedes hacer de la siguiente manera:

Al momento de nombrar las carpetas y ficheros sigue un patrón o unas pautas que tú mismo establezcas; asi sera mucho mas sencillo para que manejes  los archivos 

1. Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la carpeta/archivo

2. .Utiliza nombres cortos y breves. Son más manejables y directos.Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o también por año.

3. Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto menos scroll y más directo, mejor).

4. Utiliza símbolos especiales o de puntuación para destacar o remarcar. Por ejemplo: Clientes, Admo,@Fondo.

5. Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre.

6. Tambien puedes utilizar etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos más importantes o debes tener en cuenta. lo pueden hacer asi: 

                Rojo: documentos y ficheros de clientes actuales sobre los que tienes que trabajar (tareas).

                Azul: datos e información relacionada con mi equipo, colaboradores o mi empresa.

                Verde: carpetas y ficheros con datos personales 

•         Para transferencias se realizaran segun lo determinado en la tabla de retencion documental. para ello el jefe del archivo central debe tener un plan de transferencias; el cual se debe seguir y acatar sus recomendaciones, igualmente se diligenciara el formato unico  de inventario, que lo regula el Archivo General de la Nacion.                  

• Las cajas que se utilicen al momento de realizar las transferencias se identificaran:

1. Codigo de la dependecia : cuando es transferencia primaria, fondo, seccion

2. Legados identificados con su numero respectivo

3. Libros cuando sea el caso identificados con el numero correspondiente 

4. Numero consecutivo de caja

5. Numero de expediente extremos y fechas extremas de los mismos