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 Te Dare Los Pasos  para la organizacion de los archivos

• Para identificar cada carpeta esta debe conterne las series y subseries de el area administrativa que le corresponde

• Los documentos deben estar organizados en forma tal que las fechas mas antiguas se encuentren al inicio de la carpeta y las fechas actuales al final, la ubicacion de los documentos se dara segun como esten conformados los expedientes.

• Los docuemtos deben estar debidamente foliados con el objetivo que se nos haga mas facil, la busqueda organizacion y control de ellos.

• Las carpetas deben estar identificadas,marcadas y rotuladas lo puedes hacer de la siguiente manera:

Al momento de nombrar las carpetas y ficheros sigue un patrón o unas pautas que tú mismo establezcas; asi sera mucho mas sencillo para que manejes  los archivos 

1. Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la carpeta/archivo

2. .Utiliza nombres cortos y breves. Son más manejables y directos.Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o también por año.

3. Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto menos scroll y más directo, mejor).

4. Utiliza símbolos especiales o de puntuación para destacar o remarcar. Por ejemplo: Clientes, Admo,@Fondo.

5. Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre.

6. Tambien puedes utilizar etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos más importantes o debes tener en cuenta. lo pueden hacer asi: 

                Rojo: documentos y ficheros de clientes actuales sobre los que tienes que trabajar (tareas).

                Azul: datos e información relacionada con mi equipo, colaboradores o mi empresa.

                Verde: carpetas y ficheros con datos personales 

•         Para transferencias se realizaran segun lo determinado en la tabla de retencion documental. para ello el jefe del archivo central debe tener un plan de transferencias; el cual se debe seguir y acatar sus recomendaciones, igualmente se diligenciara el formato unico  de inventario, que lo regula el Archivo General de la Nacion.                  

• Las cajas que se utilicen al momento de realizar las transferencias se identificaran:

1. Codigo de la dependecia : cuando es transferencia primaria, fondo, seccion

2. Legados identificados con su numero respectivo

3. Libros cuando sea el caso identificados con el numero correspondiente 

4. Numero consecutivo de caja

5. Numero de expediente extremos y fechas extremas de los mismos