Transferencia Documental

11.09.2012 18:45

 

 Transferencia de los archivos de gestión al Archivo General

Definición  

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos

pasan de un archivo a otro del sistema, en nuestro caso,  de los 

Archivos de gestión o de oficina al Archivo General.  

Los principales fines son :  

  • -Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente.  

  • Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los  documentos.  

   

Documentos que se han de eliminar en las oficinas  

 

  •   Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados; si dudas de la disponibilidad del documento original; no elimines las copias.

  • Las copias y duplicados de documentación contable

  • Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite de gran relevancia especificamente administrativo.  

  •  Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no  incluido en algun procedimiento administrativo

  •  Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la   elaboración de un documento definitivo

  • La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas.

  • Los catálogos y publicaciones comerciales.  

  • Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento.  

 

Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo 

General  

 

   

   El primer paso es ponerse en contacto con el Archivo General para acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentación.  se debe conocer el formato unico de inventario; de ante mano se debe conocer el volumen y caracterristicas de la documentacion a transferir y ponerse en contacto con la unidad correspondiente para aclarar cualquier cuestion.La documentación objeto de transferencia deberá estar  organizada.

 

 

Preparación de los documentos a transferir: 

 

 

a) Revisar los documentos: 

  • - Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se  comprobará que no falta ningún documento dentro de los   expedientes o expedientes dentro de la serie documental.

  • Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o    alfabética...) de los documentos.  

  • Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias,   duplicados, borradores... y todos los documentos que no estén   relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se ha constituido el expediente.  

  • Los expedientes deben estar libres de clips, grapas, gomas,  carpetas de plástico o cualquier otro  elemento que pudiese afectar a su conservación. 

b) Agrupar los documentos en expedientes de acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los cuales se refieren.  

 

c) Colocar los expedientes en carpetas de cartulina  proporcionadas por el Archivo  en cuya cubierta se anotará la descripción del expediente mediante etiqueta adhesiva según el modelo propuesto por el Archivo General, en el 

que se harán constar los siguientes datos: 

 

  • Nombre del órgano o de la unidad administrativa  (Servicio, Sección, Fondo Subseccion ..)  

  • La denominación propia de la serie documental que se transfiere y código de clasificación correspondiente.  

  • Las fechas extremas de los documentos que contiene el expediente.  

  • Número de volumen, cuando un expediente por su  extensión ocupe más de una carpeta.  

 

   Asi mismo puedes agregar informacion como:

 

  •    Título del expediente (para identificarlo entre los  expedientes de la misma naturaleza o serie).  

  • La signatura o número de referencia que tenga en la Unidad Administrativa de origen.  

Colocar en Cajas 

  • Las carpetas son expedientes que se guardan en cajas  archivadoras de carton archivo definitivo de tamaño folio. las cuales deben llenarse sin llegar a apretarse, evitando dejar las cajas semivacias

  • Se guardan los expedientes de forma ordenada de orden ascendente y cronologico en cajas correlativas

  • No admite documentacion suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizada

      * En caso de documentacion que por su tamaño no pueda introducirse en cajas normalizadas, se uilizara el formato mas conveniente, de acuerdo con el Archivo General.

 

Rotulacion de Cajas

 

Para identificar las cajas deben tener los siguientes datos: 

 

  • Numero de identificacion de la caja 

  • Unidad / centro o servicio

  • Nombre de la serie documental

  • Año/s: primera y ultima fecha  de la documentacion de la caja 

Redaccion de la hoja de transferencia de documentos.

 

Se adjuntan tres copias de la hoja de transferencia de documentos dos se enviaran al Archivo y la tercera quedara en poder de la oficina correspondiente 

 

Este documento cumple doble funcion 

  • Documento que prueba el traspaso de documentacion que se va a efectuar.

  • Facilitar el control y la localizacion de los documentos

 

En La hoja De transferencia de documentos la oficina hara constar los siguientes datos 

  1. Nombre del organo remitente

  2. Nombre, telefono,correo electronico , del responsable del archivo de gestion 

  3. Fecha de Transferencia 

  4. Numero total de cajas de archivo que se transfieran

  5. Numero de transferencia 

Descripcion

 

  1. Numero de orden de cada una de las cajas que componen la transferencia

  2. Denominacion de la serie y contenido especifico de cada caja 

  3. Fechas extremas (primera y ultima de los documentos contenidos en cada caja )

  4. Periodo de vigencia administrativa

  5. Asignacion en el Archivo 

Sello del organo remitente y firma del responsable de dicha unidad.

 

Formalización de la transferencia  

 

  • Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo General la fecha de traslado.  

  • El traslado de los fondos documentales al Archivo General es responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente.  

 

 

El Archivo General realizará a continuación las siguientes tareas:  

 

  1. Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia y la documentación recibida.  En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja será  devuelta a su remitente para subsanar los errores hallados

  2. Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y sellada por el Archivo General, como confirmación de que la transferencia ha sido realizada, en la que se incluirá la signatura topográfica que se le haya adjudicado en el Archivo.  

  3. Esta signatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una consulta o préstamo de documentación al Archivo General.

  4. Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal.  

 

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